Todos conocemos el problema: los equipos de nuestro laboratorio han llegado al final de su vida útil y es hora de volver a pensar en nuevas inversiones. Esto suele significar un importante gasto de (re)CapEx, ya sea para sustituir o actualizar los sistemas. Sin embargo, decidir cuándo y cuánto equipo comprar puede ser todo un reto. Las decisiones instintivas o espontáneas pueden salir caras rápidamente.
Afortunadamente, hay una forma mejor: la toma de decisiones basada en datos (DDDM). En este artículo, explico cómo no solo se pueden tomar las decisiones correctas con la ayuda de análisis de datos específicos y una sólida gestión de activos en el laboratorio, sino también conseguir ahorros significativos.
Toma de decisiones basada en datos y gestión de activos en el laboratorio
Toma de decisiones basada en datos: al principio suena complejo, pero la idea básica es sencilla. En lugar de tomar decisiones basadas en el instinto o en meras suposiciones, se basan en datos sólidos y bien fundamentados. Este enfoque se está convirtiendo en la norma en cada vez más sectores porque mejora notablemente la precisión y la trazabilidad de las decisiones.
Para los laboratorios, esto significa que registrando y analizando sistemáticamente los datos se puede averiguar, por ejemplo, qué dispositivos se utilizan realmente al máximo de su capacidad y cuáles no. Esto le permite tomar decisiones de inversión con precisión milimétrica y evitar la sobreutilización o infrautilización. En resumen, maximiza el rendimiento de la inversión (ROI) de sus equipos.
Así funciona la toma de decisiones basada en datos:
1. Recopilación de datos: todo empieza con la recopilación de los datos pertinentes. En un laboratorio, podría tratarse de la recopilación de datos de uso y registros de mantenimiento de los equipos de laboratorio.
2. análisis: en el siguiente paso, se analizan estos datos, idealmente con la ayuda de soluciones informáticas modernas. Los métodos estadísticos y las herramientas de análisis ayudan a reconocer patrones y extraer conclusiones bien fundadas.
3. toma de decisiones: A partir de estos análisis, tomas decisiones fundamentadas que no se basan sólo en suposiciones, sino en hechos concretos.
Ya sea en el laboratorio o en cualquier otro lugar, el potencial es enorme. Las empresas de marketing utilizan DDDM para comprender mejor a sus grupos objetivo. Los bancos utilizan los datos para evaluar riesgos. ¿Y en el laboratorio? Aquí, este método permite optimizar el uso de los equipos, planificar el mantenimiento con precisión y evitar gastos innecesarios.
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Gestión de activos en el laboratorio: ¡algo más que contar el inventario!
La gestión de activos va mucho más allá del simple recuento y gestión de equipos. Abarca la gestión sistemática de todos los equipos de un laboratorio, desde su adquisición hasta su utilización y mantenimiento. Una gestión eficaz de los activos permite maximizar el valor de los equipos de laboratorio y prolongar su vida útil, con el consiguiente ahorro de dinero.
¿Qué significa esto concretamente para su laboratorio?
1. inventario: se registra cada aparato, cada máquina y cada instrumento, incluidas sus especificaciones, ubicación y ámbito de uso.
2. mantenimiento y calibración: el mantenimiento regular es la clave para evitar costosas averías. El mantenimiento preventivo no solo hace que sus dispositivos funcionen durante más tiempo, sino que también aumenta la precisión de los resultados de sus investigaciones.
3. control del uso: ¿Qué dispositivos se utilizan realmente con frecuencia? ¿Cuáles sufren picos de utilización? Esta información ayuda a evitar compras innecesarias y a planificar con precisión la adquisición de nuevos sistemas.
4. gestión del ciclo de vida: cada aparato pasa por varias fases, desde su compra y uso hasta su eliminación o reutilización. Una buena gestión del ciclo de vida permite optimizar el uso de los recursos.
La gestión sistemática de activos no sólo aumenta la eficiencia operativa, sino que también mejora la calidad y fiabilidad de su investigación. Un laboratorio bien mantenido y utilizado de forma óptima ahorra costes y produce mejores resultados: una situación en la que todos salen ganando.
La falta de tiempo como cuello de botella: eficiencia mediante la toma de decisiones basada en datos
El tiempo suele ser un bien escaso en el laboratorio. Los empleados están sobrecargados de trabajo y cada vez hay menos personal para realizarlo. Por ello, muchos laboratorios están sometidos a una gran presión de costes y optimización.
En la industria farmacéutica, en particular, los laboratorios son el eje del control de calidad. Pero aunque estos laboratorios son esenciales, generan costes elevados y, por tanto, son constantemente objeto de medidas de optimización. Aquí es donde entra en juego la Toma de Decisiones Basada en Datos, que ayuda a los laboratorios a optimizar el uso de los recursos y a hacer un uso más eficiente del tiempo.
Sin embargo, es más fácil decirlo que hacerlo: la recopilación y el análisis de datos suelen ser laboriosos y complejos. Sin las herramientas y métodos adecuados, el proceso puede durar días o incluso semanas.
Ejemplo: Ampliación de la capacidad de un laboratorio de HPLC
Imagine que el personal de su laboratorio se queja de la insuficiente capacidad de los cromatógrafos de líquidos. Los volúmenes de muestras aumentan y usted tiene que decidir: ¿Necesitamos más aparatos? En caso afirmativo, ¿cuántos? ¿Tiene sentido seguir con el fabricante actual o hay alternativas más baratas?
Por supuesto, se trata de preguntas importantes, y es poco probable que una respuesta visceral sea la solución adecuada. ¿La solución? La toma de decisiones basada en datos.
Pero, ¿cómo llevar esto a la práctica? Una posibilidad sería comprobar la utilización del sistema. El número de inyecciones suele utilizarse como referencia para determinar la utilización. Sin embargo, esto no siempre es exacto, ya que los métodos y los tiempos de ejecución en cromatografía varían considerablemente en función del producto. Algunos métodos tardan minutos, otros más de una hora.
Además, a menudo no se tienen en cuenta los tiempos de reserva, de lavado de vajilla y otros factores. Rápidamente llegamos a nuestros límites con meras estimaciones y factores basados en el instinto visceral. Necesitamos una base de datos más precisa para tomar decisiones realmente fundamentadas.
La solución: una sólida base de datos para todos los dispositivos de laboratorio
Si realmente queremos confiar en la toma de decisiones basada en datos, necesitamos una base de datos detallada. Esto significa que no solo necesitamos conocer la utilización de nuestros dispositivos HPLC, sino también el uso de otros dispositivos críticos como centrifugadoras, probadores de disolución o espectrómetros UV.
¿Cuál es el problema? Muchos de estos sistemas no suelen disponer de un software adecuado para medir su uso o utilización. Aquí es donde aparece el siguiente cuello de botella: ¿Cómo capturamos los datos? Sin las herramientas adecuadas, la planificación de la toma de decisiones basada en datos puede resultar abrumadora.
La respuesta: LabThunder
Aquí es donde entra en juego LabThunder . Esta solución de software se ha desarrollado especialmente para ayudar a los laboratorios en la adquisición de datos y la toma de decisiones. Mientras que SAP y otros sistemas suelen detenerse en el análisis de los dispositivos de laboratorio, LabThunder va un paso más allá, hasta el propio dispositivo.
LabThunder combina la gestión de activos y la toma de decisiones basada en datos en una sola plataforma. El sistema de reservas y la función de diario técnico permiten recopilar datos valiosos con poco esfuerzo. La utilización, las averías, el mantenimiento y los factores de coste de todos los equipos de laboratorio se documentan de forma centralizada y automática. Esto no sólo simplifica el proceso de toma de decisiones, sino que también aumenta la productividad de todo el laboratorio.
Con LabThunder lo sabrá con exactitud:
- Tiempo de inactividad mensual de un dispositivo
- Qué aparatos generan más gastos de mantenimiento
- Qué empleados bloquean dispositivos con más frecuencia
- Y qué sistemas deben sustituirse urgentemente
Con esta información, puede matar varios pájaros de un tiro: toma de decisiones basada en datos, gestión de activos y optimización del uso del laboratorio. Y por último, pero no por ello menos importante, estará dando un paso más hacia el laboratorio digital.
Conclusión: utilice el poder de los datos para su laboratorio
La toma de decisiones basada en datos no es una palabra de moda, sino una valiosa herramienta que le ayuda a tomar decisiones con conocimiento de causa y a organizar su laboratorio de forma más eficiente. Combinándolo con una gestión de activos bien pensada, no solo ahorrará costes, sino que maximizará la vida útil de sus equipos.
LabThunder le ofrece las herramientas que necesita para llevar a cabo este cambio en su laboratorio. Trabajemos juntos para que su laboratorio esté preparado para el futuro: más eficiente, basado en datos y sostenible.
Póngase en contacto con nosotros para una consulta sin compromiso. Le ayudaremos a dar el siguiente paso hacia la toma de decisiones basada en datos y llevar su laboratorio a un nuevo nivel de eficiencia.
¡Pruebe LabThunder ahora!
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