La gestión centralizada de todos los equipos de laboratorio es un objetivo deseable para muchos responsables de laboratorios. Un control estandarizado de todos los sistemas no sólo reduciría el trabajo administrativo, sino que también abarataría los costes y optimizaría la disponibilidad de los equipos. Pero la realidad suele ser distinta: Los fabricantes utilizan interfaces diferentes, los formatos de datos no son compatibles y aún no existe una solución de software estandarizada para todos los dispositivos.
En este artículo, le mostraremos qué enfoques existen para la gestión centralizada de los equipos de laboratorio, qué herramientas pueden ayudarle y cómo puede aportar más eficacia a su laboratorio sin grandes inversiones.
Diferencia entre gestión centralizada y control centralizado de los sistemas de laboratorio
Antes de profundizar en el tema, es importante distinguir entre gestión centralizada y control centralizado:
La gestión centralizada significa que todos los datos y procesos de los dispositivos se registran y gestionan en una ubicación central. Esto incluye, por ejemplo, la digitalización de los diarios de a bordo, los programas de mantenimiento o la documentación.
El control centralizado, por su parte, implica el control directo de los dispositivos a través de un software centralizado. Un ejemplo de ello son los sistemas de datos cromatográficos (CDS) como LabSolutions de Shimadzu o Chromeleon de Thermo Fisher, que controlan directamente los dispositivos HPLC o GC.
El mayor problema es que cada fabricante utiliza métodos de control y formatos de datos diferentes. Por tanto, actualmente no es posible un control centralizado completo de todos los sistemas y fabricantes (incluidos, por ejemplo, los sistemas MS). En cambio, sí es posible una gestión centralizada eficaz, y de eso trata exactamente este artículo.
Gestión de equipos: la clave para una mejor gestión
En cuanto un laboratorio alcanza cierto tamaño, se hace imprescindible una gestión estructurada de los equipos. No sólo mantiene todo organizado, sino que también protege las valiosas inversiones del laboratorio. Una gestión de equipos bien pensada contribuye a ello:
- Prolongar la vida útil de los dispositivos mediante un mantenimiento regular
- Evite averías y costes de reparación innecesarios
- Almacene la información importante de forma centralizada para conservar los conocimientos en el laboratorio
- Reducir los costes de servicio y asistencia haciendo que los historiales de mantenimiento sean rápidamente accesibles
La administración central de un laboratorio incluye libros de registro digitales para documentar eficazmente el mantenimiento y el uso, el almacenamiento estructurado de todos los documentos relevantes del equipo y la implantación de sistemas de reserva que organicen de forma transparente el mantenimiento, el uso general y las reparaciones.
En el mejor de los casos, un sistema de gestión centralizada de los equipos de laboratorio también incluye la opción de gestionar eficazmente los conocimientos sobre los equipos y hacerlos accesibles.
Pero, ¿cuál es la mejor manera de aplicar este tipo de gestión? En las secciones siguientes presentamos tres soluciones probadas que ya han demostrado su eficacia en la práctica, con sus respectivos puntos fuertes y débiles.
¿Microsoft 365 como solución para la gestión centralizada de dispositivos en el laboratorio?
Muchos laboratorios confían en Microsoft 365 porque ya está disponible en la mayoría de las empresas y, por lo tanto, no supone ningún coste de licencia adicional. Pero, ¿puede Microsoft 365 servir realmente como sistema de gestión de equipos?
Microsoft Excel: práctico, pero con límites
Excel se utiliza mucho cuando se trata de llevar listas de equipos de laboratorio, citas de mantenimiento y calibraciones. En teoría, se pueden crear tablas para cualquier tipo de aparato, pero hay desventajas importantes:
- Falta de integridad de los datos: las entradas manuales pueden dar lugar a errores o registros de datos duplicados.
- Sin gestión automática del historial: los datos de mantenimiento o los cambios no son rastreables, ya que Excel no ofrece un registro automático.
- Falta de escalabilidad: aunque Excel sigue funcionando para laboratorios pequeños, rápidamente se vuelve confuso con cientos de dispositivos.
Esto significa que, aunque Excel ofrece una forma rápida y barata de gestionar la información de los dispositivos, alcanza rápidamente sus límites.
❌ ¡No es lo ideal! Falta de validación, ausencia de automatización, alto potencial de error: los laboratorios necesitan soluciones más inteligentes.
Outlook: Útil para recordatorios, pero no es un sistema completo
Otra herramienta de Microsoft muy utilizada es Outlook, sobre todo para organizar citas de mantenimiento y recordatorios. Puede ser útil, pero también tiene sus limitaciones:
- Gestión manual de citas: las citas de mantenimiento deben crearse y actualizarse manualmente.
- No hay enlace al estado del dispositivo: Una cita de Outlook muestra el mantenimiento, pero no hay un enlace automático al estado real de un dispositivo.
- Falta de integración de procesos: una vez finalizado el mantenimiento, el estado debe actualizarse manualmente en otras herramientas.
Aunque Outlook puede ser útil, se echa en falta la opción de programación dinámica y automatizada para la gestión de los equipos.
Microsoft Forms: adecuado para mensajes de error, pero con puntos débiles
Con Microsoft Forms se pueden crear formularios para registrar informes de averías o solicitudes de mantenimiento. Sin embargo, en este caso también hay claras desventajas:
- Los datos permanecen aislados: Los formularios capturados no están vinculados a otros sistemas y deben procesarse manualmente.
- No hay flujos de trabajo automáticos: Un informe debe ser procesado y enviado por una persona en lugar de ir automáticamente al técnico responsable.
- Funciones de análisis limitadas: No hay opción de analizar tendencias o fallos frecuentes durante un periodo de tiempo más largo.
Conclusión: ¿Microsoft 365 como gestión de equipos?
Microsoft 365 ofrece algunas opciones para gestionar los equipos de laboratorio, pero no está diseñado como un sistema profesional de gestión de equipos. Aunque Excel, Outlook y Forms pueden ofrecer soluciones a corto plazo para los laboratorios más pequeños, carecen de funciones esenciales como un historial de equipos integrado, planificación automática del mantenimiento e integración de procesos en red.
En la siguiente sección, analizamos alternativas a Microsoft 365 y presentamos soluciones especializadas que permiten una gestión centralizada realmente eficiente de los equipos de laboratorio.
Soluciones de software alternativas: Entre LIMS integrales y soluciones especializadas
Muchos laboratorios confían en los grandes sistemas de información y gestión de laboratorio (LIMS), ya que prometen una gestión integral de todos los procesos de laboratorio. Estos sistemas no sólo ofrecen gestión de equipos, sino también funciones de seguimiento de muestras, documentación y análisis. Sin embargo, es precisamente esta versatilidad la que puede resultar una desventaja.
La desventaja de los sistemas LIMS integrales
Las grandes soluciones LIMS suelen incluir también la gestión centralizada de datos, lo que significa que todos los datos del laboratorio deben integrarse en el sistema. Esto conlleva una serie de retos:
- Alta complejidad: la implantación y adaptación a las necesidades de cada laboratorio puede resultar costosa y requerir mucho tiempo.
- Soberanía y dependencia de los datos: a menudo, los laboratorios se ven obligados a confiar todos sus datos a un único sistema, lo que puede limitar la flexibilidad.
- Costes elevados: los derechos de licencia, los costes de mantenimiento y la formación hacen de las soluciones LIMS una inversión financiera considerable.
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❌ Demasiado complejas, caras y lentas de introducir para muchas empresas. A menudo carecen de la flexibilidad necesaria para los procesos de laboratorio personalizados. La tendencia apunta hacia soluciones individuales especializadas con interfaces API abiertas, más ágiles, adaptables y preparadas para el futuro.
Por qué las soluciones especializadas pueden ser una alternativa
En lugar de elegir un sistema integral, muchos laboratorios confían en soluciones de software especializadas que se centran específicamente en la gestión de dispositivos. Estos sistemas suelen ofrecer:
- Funciones específicas para la gestión de dispositivos sin funciones adicionales innecesarias.
- Adaptabilidad modular para que puedan combinarse con flexibilidad con los sistemas existentes.
- Costes inferiores en comparación con las grandes soluciones LIMS, ya que sólo cubren lo esencial.
LabThunder: una solución especializada para la gestión centralizada de equipos de laboratorio
LabThunder es un sistema integral de gestión de activos de laboratorio especializado exclusivamente en la gestión de equipos y activos. LabThunder considera no sólo el propio equipo como un recurso valioso, sino también el conocimiento sobre el equipo como un activo esencial.
Mediante el uso de modernas tecnologías basadas en IA, LabThunder permite un acceso rápido y eficaz a toda la información relevante sobre los equipos. El software pretende eliminar cualquier desperdicio en el ámbito de la gestión de equipos, reducir costes y aumentar significativamente la productividad en el laboratorio.
Aunque los sistemas LIMS completos ofrecen muchas funciones, muchos laboratorios buscan una solución ágil y flexible que se centre específicamente en la gestión de los equipos de laboratorio. Aquí es exactamente donde entra LabThunder .
LabThunder es un software especializado para la gestión centralizada de equipos de laboratorio que no requiere funciones adicionales innecesarias y puede integrarse perfectamente en los procesos de laboratorio existentes.
Por qué LabThunder es una alternativa a LIMS
LabThunder también ofrece una versión gratuita que permite a los laboratorios familiarizarse con el software sin ningún riesgo financiero. Esta versión gratuita ya contiene muchas funciones esenciales para la gestión estructurada de dispositivos y puede ampliarse en función de las necesidades.
- Funciones específicas: LabThunder proporciona una gestión eficaz de los equipos, los programas de mantenimiento y los libros de registro, sin necesidad de complejos sistemas de gestión de datos.
- Implantación sencilla: a diferencia de las grandes soluciones LIMS, LabThunder puede implantarse rápidamente y adaptarse a las necesidades del laboratorio.
- Rentable: sin los elevados costes de licencia y mantenimiento de los grandes sistemas, LabThunder sigue siendo una solución económicamente atractiva.
- La soberanía de los datos permanece en manos del laboratorio: en lugar de crear una base de datos central con información exhaustiva sobre muestras y análisis, LabThunder se concentra exclusivamente en la gestión de los dispositivos.
Las funciones más importantes de LabThunder
- Planificación automatizada del mantenimiento: evite fallos en los dispositivos con recordatorios de mantenimiento programado.
- Libros de registro digitales: documente el mantenimiento y los fallos en tiempo real. Totalmente conformes con GLP e ISO.
- Derechos de usuario flexibles: Asigna funciones y autorizaciones para un control óptimo de la gestión.
- Estado de los dispositivos en tiempo real: mantenga una visión general del estado y la utilización de los dispositivos de su laboratorio en todo momento.
LabThunder ofrece eficiencia de laboratorio sin complejidad innecesaria, lo que lo convierte en una alternativa ideal a los grandes y engorrosos sistemas LIMS.
Sopesar entre soluciones "todo en uno" y especializadas
La mejor elección entre un LIMS completo o una solución especializada depende de las necesidades de cada laboratorio. Mientras que los grandes sistemas LIMS pueden ser beneficiosos para estructuras de laboratorio extensas, los laboratorios más pequeños o especializados suelen beneficiarse de alternativas flexibles y rentables. La clave está en elegir una solución que reduzca la carga administrativa real en lugar de crear nuevos retos.
Si bien Microsoft 365 puede ser una solución temporal, los laboratorios necesitan una plataforma profesional con soporte de bases de datos para una gestión eficiente de los dispositivos a largo plazo. Las grandes soluciones LIMS, como LabWare LIMS, STARLIMS o LabVantage, ofrecen muchas funciones y pueden mapear amplios procesos de laboratorio. Sin embargo, su implantación suele ser compleja y requieren una cuidadosa adaptación a las necesidades individuales del laboratorio. Además, estar estrechamente vinculado a una única solución de software puede limitar la flexibilidad en caso de cambios futuros.
Otro aspecto de los grandes sistemas LIMS es que no sólo incluyen la gestión de dispositivos, sino a menudo también el almacenamiento centralizado de datos de todos los procesos del laboratorio. Aunque esto tiene ventajas para algunos laboratorios, también puede suponer la necesidad de adaptar los sistemas y métodos de trabajo existentes, lo que puede ocasionar trabajo adicional. Es precisamente en estos casos en los que una solución especializada como LabThunder puede ser una alternativa sensata para la gestión centralizada de los equipos de laboratorio. Se centra específicamente en la gestión de dispositivos, es más fácil de integrar en las estructuras existentes y evita el gasto adicional que supone la migración exhaustiva de datos.
Conclusión : La mejor elección para su laboratorio
Aunque Microsoft 365 ofrece ciertas funciones básicas para gestionar los equipos de laboratorio, alcanza rápidamente sus límites a medida que aumenta el número de dispositivos. Una solución de software profesional es la mejor opción a largo plazo para garantizar la eficiencia, la seguridad y la transparencia en su laboratorio.
Si desea optimizar la gestión central de su laboratorio, merece la pena invertir en software especializado. Así no solo ahorrará tiempo y dinero, sino que también se asegurará de que su laboratorio funcione con eficacia y esté preparado para el futuro.
¡Pruebe LabThunder ahora!
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